Quelles plaintes?

Toute plainte d’un tiers contre un notaire ou une étude notariale, ayant rapport avec l’exercice de la profession notariale.

Quelles plaintes ne sont pas traitées ?

Certaines plaintes ne sont pas traitées par l’ombudsman :

  • les plaintes qui sont introduites de manière anonyme ou dont le notaire, contre qui la plainte est dirigée, n’est pas identifié ;
  • les plaintes faisant ou ayant fait l’objet d’une procédure judiciaire ;
  • les plaintes qui ont déjà été traitées par l’ombudsman pour le notariat et qui ne comportent pas d’éléments neufs ;
  • les plaintes fictives, offensantes ou diffamatoires ;
  • les plaintes de notaires, de collaborateurs de notaires ou d’institutions notariales ;
  • les plaintes relatives aux activités privées du notaire.

Procédure

Remarque préliminaire

Nous vous conseillons de soumettre votre plainte d’abord au notaire en personne et d’en discuter avec lui. Ce n’est cependant pas une condition pour traiter la plainte.

Dépôt

  • Vous pouvez déposer votre plainte par lettre, par mail ou par fax, ou via notre formulaire on-line. En tout cas, vous devez introduire la plainte par écrit.
  • Vous devez mentionner votre identité et votre adresse, ainsi que l’identité du notaire contre qui votre plainte est dirigée.
  • Vous libellez votre plainte de la manière la plus claire et la plus complète qui soit. Vous y joignez tous les documents pertinents.
  • Vous signalez si la plainte a déjà été traitée antérieurement par une autre instance compétente.
  • Vous introduisez votre plainte en néerlandais, en français ou en allemand. Vous choisissez lequel des deux ombudsmans, l’ombudsman néerlandophone ou l’ombudsman francophone, traitera votre plainte.
  • Vous pouvez introduire votre plainte vous-même ou via un avocat ou un autre représentant.

Recevabilité

Dans certains cas, l’ombudsman ne peut pas traiter la plainte. Un premier examen de la plainte permettra de déterminer si celle-ci répond aux conditions de recevabilité.

Dans les trois semaines suivant réception de la demande complète, l’ombudsman pour le notariat fera savoir s’il poursuit ou non le traitement de la demande. En cas de refus, il motive sa décision.

Information à la chambre provinciale des notaires.

L’ombudsman conseille au plaignant de transmettre pour information son dossier au syndic de la chambre provinciale des notaires compétente (l’autorité de discipline du notaire).
Le syndic jugera d’une éventuelle infraction à la déontologie et s’il faut engager une procédure disciplinaire. L’engagement d’une éventuelle procédure disciplinaire n’a toutefois pas d’incidence sur la poursuite du traitement de la plainte.

Traitement

Le dossier est examiné par l’ombudsman.

Le traitement de la plainte est gratuit. La durée du traitement du dossier dépend du degré de difficulté du problème, mais elle ne peut pas dépasser 90 jours (délai renouvelable une seule fois s’il s’agit d’un dossier très complexe).

L’ombudsman informe le notaire concerné et lui demande de faire part de sa réaction. Le notaire doit participer loyalement à toutes les procédures de conciliation qui sont mises en oeuvre par l’ombudsman pour le notariat et il ne peut pas se soustraire à la procédure.

Vous recevez la réponse éventuelle du notaire et pouvez réagir si nécessaire.

Chacune des parties peut demander à l’ombudsman de traiter certaines informations de manière confidentielle et de ne pas les transmettre à l’autre partie.

L’ombudsman peut décider d’entendre le plaignant, le notaire et des tiers ou demander des informations complémentaires.

L’ombudsman s’emploie à trouver une solution au problème.

Vous pouvez vous retirer de la procédure à chaque étape du dossier, à condition d’en informer l’ombudsman. Ce dernier arrête alors le traitement de la plainte.

Avis de l’ombudsman

A l’issue de la phase de médiation, l’ombudsman prend position et rend un avis. Cet avis a valeur d’autorité morale mais n’est pas liant, ni pour vous ni pour le notaire concerné.

L’avis est remis par écrit au plaignant et au notaire concerné.

L’ombudsman pour le notariat a été créé le 1er juin 2015. La durée moyenne de la procédure n’est pas encore connue.

timelineFR

Déposer une plainte

Vous pouvez déposer une plainte en ligne en complétant ce formulaire .

Règlement de procédure

Autre instance

Qui d’autre dans le notariat traite également des plaintes? Le rôle des Chambres provinciales.

Il existe également les chambres provinciales des notaires.

Aux termes de l’article 76, 4° de la Loi notariale, la chambre provinciale des notaires a pour tâche de « prévenir ou concilier toutes plaintes et réclamations de la part de tiers contre des membres de la compagnie, dans le cadre de l’exercice de leur profession. »

La chambre provinciale des notaires est composée de notaires, élus par l’assemblée générale de tous les notaires de la province.
La chambre provinciale des notaires est également l’autorité disciplinaire du notaire. Elle dispose donc d’un pouvoir de sanction à l’égard du notaire.
Bien que la chambre provinciale offre des garanties d’impartialité et d’indépendance, elle ne répond pas aux critères ADR du « règlement extrajudiciaire des litiges de consommation » comme prévu au livre XVI du Code de droit économique.

La chambre provinciale des notaires a également pour mission de représenter et d’administrer la compagnie provinciale et de contrôler les notaires en ce qui concerne la comptabilité notariale, la législation anti-blanchiment, la qualité intégrale, …

Vous trouverez de plus amples informations sur le site web notaire.be.

 

Relations entre le service Ombudsman pour le notariat et les Chambres provinciales

 

Le plaignant choisit lui-même librement l’instance auprès de laquelle il dépose sa plainte.
L’ombudsman ne peut pas refuser de traiter une plainte qui a déjà été traitée par une des autres instances. Toutefois, en vue d’une information correcte, le plaignant et le notaire doivent informer l’ombudsman que la plainte a déjà été traitée.

Compte tenu du rôle disciplinaire des chambres provinciales des notaires, il importe que celles-ci soient au courant d’éventuelles infractions à la déontologie commises par le notaire et qu’elles puissent réagir. C’est la raison pour laquelle l’ombudsman conseille au plaignant de transmettre son dossier pour information à cette autorité disciplinaire notariale. Celle-ci est également tenue au secret professionnel et au devoir de discrétion. La diffusion de ces informations ne porte donc pas préjudice au plaignant.

Spécificité de l’ombudsman

Le traitement de plaintes constitue l’unique mission de l’ombudsman pour le notariat et il veut devenir l’instance de référence dans ce domaine. Compte tenu de son autorité morale, l’ombudsman pourra, en dehors du fait de traiter les plaintes, utiliser celles-ci pour formuler des recommandations d’ordre structurel. Les instances fondatrices (Chambre nationale des notaires et Fédération Royale du Notariat belge) s’engagent à analyser ces recommandations et à procéder à des adaptations structurelles.