Toute plainte d’un consommateur (particulier ou professionnel) contre un notaire belge ou une étude notariale située en Belgique, ayant rapport avec l’exercice de la profession notariale.

Quelles plaintes ne sont pas traitées ?

Certaines plaintes ne sont pas traitées par l’ombudsman :

• les plaintes qui sont introduites de manière anonyme ou dont le notaire, contre qui la plainte est dirigée, n’est pas identifié ;
• les plaintes faisant ou ayant fait l’objet d’une procédure judiciaire ;
• les plaintes qui font l’objet d’une autre procédure ;
• les plaintes qui ont déjà été traitées par l’ombudsman pour le notariat et qui ne comportent pas d’éléments neufs ;
• les plaintes fictives, offensantes ou diffamatoires ;
• les plaintes de notaires, de collaborateurs de notaires ou d’institutions notariales ;
• les plaintes relatives aux activités privées du notaire.

Remarque préliminaire

Nous vous conseillons de soumettre votre plainte d’abord au notaire en personne et d’en discuter avec lui. Ce n’est cependant pas une condition pour traiter la plainte.

Dépôt

• Vous pouvez déposer votre plainte par lettre, par mail, ou via notre formulaire on-line. En tout cas, vous devez introduire la plainte par écrit.
• Vous devez mentionner votre identité et votre adresse, ainsi que l’identité du notaire contre qui votre plainte est dirigée.
• Vous libellez votre plainte de la manière la plus claire et la plus complète qui soit. Vous y joignez tous les documents pertinents.
• Vous signalez si la plainte a déjà été traitée antérieurement par une autre instance compétente (Tribunal, Chambre des notaires, Assurances du Notariat, service d’ombudsman pour le notariat).
• Vous introduisez votre plainte en néerlandais, en français, en allemand ou en anglais. La plainte sera traitée exclusivement en néerlandais ou en français (pas en allemand, ni en anglais). Vous choisissez lequel des deux ombudsmans, l’ombudsman néerlandophone ou l’ombudsman francophone, traitera votre plainte.
• Vous pouvez introduire votre plainte vous-même ou via un avocat ou un autre représentant.

Recevabilité

Dans certains cas, l’ombudsman ne peut pas traiter la plainte. Un premier examen de la plainte permettra de déterminer si celle-ci répond aux conditions de recevabilité.

Dans les trois semaines suivant réception de la demande complète, l’ombudsman fera savoir s’il poursuit ou non le traitement de la demande. En cas de refus, il motive sa décision.

Traitement

Le dossier est examiné par l’ombudsman.

Le traitement de la plainte est gratuit. La durée du traitement du dossier dépend du degré de difficulté du problème, mais elle ne peut pas dépasser 90 jours (délai renouvelable une seule fois s’il s’agit d’un dossier très complexe).

L’ombudsman transmet au notaire concerné copie de la plainte réceptionnée et lui demande de faire part de sa réaction. Le notaire doit participer loyalement à toutes les procédures de conciliation qui sont mises en oeuvre par l’ombudsman et il ne peut pas se soustraire à la procédure.

Le point de vue du notaire vous est relaté afin que vous puissiez fournir toutes observations complémentaires éventuelles.

Chacune des parties peut demander à l’ombudsman de traiter certaines informations de manière confidentielle et de ne pas les transmettre à l’autre partie.

L’ombudsman peut décider d’entendre le plaignant, le notaire et des tiers ou demander des informations complémentaires.

L’ombudsman s’emploie à trouver une solution au problème.

Vous pouvez vous retirer de la procédure à chaque étape du dossier, à condition d’en informer l’ombudsman. Ce dernier arrête alors le traitement de la plainte.

Avis de l’ombudsman

A défaut d’issue amiable, l’ombudsman prend position et rend un avis. Cet avis a valeur d’autorité morale mais n’est pas contraignant, ni pour vous ni pour le notaire concerné.

L’avis est remis par écrit au plaignant et au notaire concerné.

La durée moyenne de la procédure est de 62 jours.

Vous pouvez déposer une plainte en complétant ce formulaire. Votre plainte peut également nous être transmise par courrier ordinaire ou par e-mail.

Lien vers le règlement de procédure.

Le règlement de procédure peut également vous être adressé par courrier ordinaire sur simple demande.

Qui d’autre dans le notariat traite également des plaintes? Le rôle des Chambres provinciales.

Il existe également les chambres provinciales des notaires.

Aux termes de l’article 76, 4° de la Loi notariale, la chambre provinciale des notaires a pour tâche de « prévenir ou concilier toutes plaintes et réclamations de la part de tiers contre des membres de la compagnie, dans le cadre de l’exercice de leur profession. »

Elle dispose également d’un rôle spécifique en matière de contestation d’honoraires et de frais d’acte.

La chambre provinciale des notaires est composée de notaires, élus par l’assemblée générale de tous les notaires de la province.
La chambre provinciale des notaires est également l’autorité disciplinaire du notaire. Elle dispose donc d’un pouvoir de sanction à l’égard du notaire.
Bien que la chambre provinciale offre des garanties d’impartialité et d’indépendance, elle ne répond pas aux critères ADR du « règlement extrajudiciaire des litiges de consommation » comme prévu au livre XVI du Code de droit économique.

La chambre provinciale des notaires a également pour mission de représenter et d’administrer la compagnie provinciale et de contrôler les notaires en ce qui concerne la comptabilité notariale, la législation anti-blanchiment, la qualité intégrale, …

Vous trouverez de plus amples informations sur le site web notaire.be.

Relations entre le service Ombudsman pour le notariat et les Chambres provinciales

Le plaignant choisit lui-même librement l’instance auprès de laquelle il dépose sa plainte.
L’ombudsman ne peut pas refuser de traiter une plainte qui a déjà été traitée par la Chambre provinciale et vice versa. Toutefois, en vue d’une information correcte, le plaignant et le notaire doivent informer l’ombudsman que la plainte a déjà été traitée. Une même plainte ne peut pas être traitée en même temps par la Chambre et le service d’ombudsman.

La Chambre est informée de l’absence de réponse d’un notaire au courrier lui adressé par le service ombudsman (collaboration déloyale, contraire à l’article 34 du Code de déontologie), sans qu’il soit fait mention des données propres au dossier concerné.

La Chambre peut par ailleurs être informée du nombre de plaintes déposées par an et par notaire.

Le traitement de plaintes constitue la mission principale de l’ombudsman pour le notariat et il veut devenir l’instance de référence dans ce domaine. Compte tenu de son autorité morale, l’ombudsman pourra, en dehors du fait de traiter les plaintes, utiliser celles-ci pour formuler des recommandations d’ordre structurel. Les instances fondatrices (Chambre nationale des notaires et Fédération Royale du Notariat belge) s’engagent à analyser ces recommandations et à procéder à des adaptations structurelles.